Đào tạo, xây dựng phòng Marketing In House

Cơ cấu phòng marketing theo từng giai đoạn doanh nghiệp

Cơ cấu phòng marketing nên được thiết kế theo mục tiêu và những kênh doanh nghiệp thực sự cần vận hành. Không nhất thiết sao chép sơ đồ tổ chức của một công ty lớn hoặc thành lập đầy đủ các nhóm chuyên môn ngay từ đầu.

Trước khi quyết định tuyển dụng, doanh nghiệp cần phân biệt vai trò công việc với vị trí nhân sự. Một vai trò có thể do nhân sự nội bộ kiêm nhiệm, do đơn vị bên ngoài phụ trách hoặc được phân bổ cho một vị trí chuyên trách khi khối lượng công việc đủ lớn.

Có năm nhóm vai trò cần xem xét trong quá trình xây dựng bộ phận marketing:

• Người phụ trách chung: xác định ưu tiên, quản lý ngân sách, phê duyệt kế hoạch, theo dõi chỉ số và báo cáo ban giám đốc.
• Nội dung: nghiên cứu khách hàng, xây dựng thông điệp, biên tập bài viết và chuẩn bị tài liệu phục vụ hoạt động tiếp thị.
• Kênh số: vận hành website, SEO, mạng xã hội hoặc quảng cáo theo những kênh đã lựa chọn.
• Thiết kế và media: chuẩn bị hình ảnh, video, ấn phẩm và tài sản truyền thông theo bộ nhận diện.
• Vận hành và đo lường: quản lý lịch công việc, dữ liệu, quyền truy cập, báo cáo và quy trình phối hợp giữa các bộ phận.

Đây là các nhóm chức năng cần được phân công, không phải định mức doanh nghiệp phải tuyển đủ năm vị trí.

Doanh nghiệp chỉ nên tách thêm vị trí khi công việc có đủ khối lượng, mục tiêu và người quản lý tương ứng. Việc tuyển thêm nhân sự không tự giải quyết được vấn đề nếu quy trình hiện tại chưa rõ ràng.

Với doanh nghiệp sản xuất và B2B

Doanh nghiệp sản xuất cần tổ chức phòng marketing sao cho thông tin truyền thông phản ánh đúng năng lực cung ứng và đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.

Trong trường hợp sản phẩm có nhiều thông số chuyên môn, kỹ sư hoặc trưởng bộ phận kỹ thuật cần được xác định là đầu mối kiểm duyệt. Marketing có thể chịu trách nhiệm trình bày nội dung, nhưng các thông tin về vật liệu, công suất, tiêu chuẩn và điều kiện ứng dụng phải được người có chuyên môn xác nhận trước khi công bố.

Phòng kinh doanh cũng cần tham gia xây dựng tiêu chí khách hàng tiềm năng và quy trình tiếp nhận thông tin. Một yêu cầu báo giá từ doanh nghiệp mua hàng có thể cần được chuyển kèm tên công ty, sản phẩm quan tâm, quy cách kỹ thuật, khối lượng dự kiến và thời điểm mua hàng nếu khách đã cung cấp.

Với doanh nghiệp xuất khẩu, hệ thống nội dung có thể cần thêm hồ sơ năng lực, catalogue, tài liệu sản phẩm và website tiếng Anh phù hợp với thị trường mục tiêu. Những tài sản này cần được xác định trong kế hoạch thay vì mặc định rằng mọi doanh nghiệp đều phải triển khai đầy đủ.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về cách tổ chức hoạt động marketing B2B khi khách hàng mục tiêu là nhà phân phối, nhà nhập khẩu hoặc doanh nghiệp mua hàng.

Quy trình setup phòng marketing 6 bước tại BRIX Global

Quy trình xây dựng phòng marketing cần bắt đầu từ việc đánh giá hiện trạng, sau đó mới quyết định cơ cấu nhân sự, công việc ưu tiên và chương trình đào tạo. Sáu bước dưới đây là khung triển khai để BRIX và doanh nghiệp trao đổi, thống nhất phạm vi trước khi bắt đầu.

BRIX hiện có chương trình đào tạo in-house, hướng dẫn quy trình và đồng hành trong vận hành. Các hạng mục thiết kế cơ cấu nhân sự, mô tả công việc, hỗ trợ tuyển dụng và thiết lập công cụ đo lường chuyên sâu cần được xác nhận cụ thể khi xây dựng đề xuất dịch vụ.

Bước 1: Chẩn đoán hiện trạng và xác định dữ liệu ban đầu

Trước khi bổ sung nhân sự hoặc lựa chọn kênh marketing, doanh nghiệp cần rà soát những gì đang có: website, fanpage, tài khoản quảng cáo, hồ sơ năng lực, bộ nhận diện, dữ liệu khách hàng và nhân sự phụ trách từng công việc.

Baseline (số liệu hiện trạng dùng làm mốc so sánh) cần được ghi nhận đối với những chỉ số doanh nghiệp đã có khả năng đo lường, chẳng hạn lượng truy cập website, số yêu cầu liên hệ, nguồn khách hàng tiềm năng và tỷ lệ chuyển tiếp sang bộ phận kinh doanh.

Nếu dữ liệu trước đó không đầy đủ, cần ghi rõ khoảng trống thay vì tự tạo số liệu làm mốc. Các tài khoản hoặc công cụ chưa thiết lập đo lường cũng phải được ghi nhận trong danh sách công việc cần xử lý.

Đầu ra cần thống nhất: báo cáo hiện trạng, danh sách tài sản đang có và những thiếu hụt cần giải quyết.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị: đầu mối phụ trách marketing hoặc kinh doanh, danh sách kênh đang vận hành, quyền xem dữ liệu phù hợp và những tài liệu có thể chia sẻ để đánh giá hiện trạng.

Bước 2: Xác định mục tiêu, phạm vi và tiêu chí khách hàng tiềm năng

Ban giám đốc và phòng kinh doanh cần thống nhất vai trò của marketing trong kỳ triển khai. Mục tiêu có thể là cải thiện khả năng được khách hàng tìm thấy, tăng số yêu cầu báo giá phù hợp hoặc hỗ trợ phòng kinh doanh tiếp cận một thị trường mới.

Doanh nghiệp cần phân biệt khách hàng tiềm năng nói chung với lead đủ điều kiện (khách hàng tiềm năng đã đáp ứng các tiêu chí bán hàng được hai bộ phận thống nhất).

Ví dụ, với nhà máy cung cấp linh kiện, một lượt hỏi mua lẻ có thể không phù hợp với chính sách bán hàng. Trong khi đó, yêu cầu báo giá từ bộ phận thu mua của một doanh nghiệp có nhu cầu đúng chủng loại và quy mô đơn hàng có thể cần được ưu tiên xử lý.

Tiêu chí phân loại phải được xây dựng từ sản phẩm và chính sách kinh doanh thực tế, không dùng chung một bộ tiêu chuẩn cho mọi ngành.

Đầu ra cần thống nhất: mục tiêu theo kỳ, kênh ưu tiên, tiêu chí lead đủ điều kiện và trách nhiệm xử lý thông tin của từng bộ phận.

Doanh nghiệp cần tham gia: ban giám đốc, người phụ trách kinh doanh và đầu mối marketing.

Bước 3: Thiết kế cơ cấu vai trò, mô tả công việc và phân quyền

Khi mục tiêu đã rõ, doanh nghiệp có cơ sở xác định những chức năng cần bố trí trong phòng marketing. Từng vai trò cần có phạm vi công việc, người quản lý trực tiếp, quyền ra quyết định và chỉ số đánh giá tương ứng.

Bản mô tả công việc (JD) nên phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp cần một người quản lý nội dung website và phối hợp với kỹ sư, bản mô tả cần thể hiện công việc nghiên cứu, biên tập, kiểm duyệt và cập nhật nội dung thay vì yêu cầu nhân sự phải thành thạo mọi kênh quảng cáo.

Việc phân quyền đối với website, tài khoản quảng cáo, công cụ đo lường và dữ liệu khách hàng cũng cần được xác định trước khi bàn giao công việc. Doanh nghiệp nên giữ quyền quản trị chính, đồng thời cấp quyền theo nhiệm vụ cho từng người.

Đầu ra cần thống nhất: sơ đồ vai trò, mô tả trách nhiệm, người phê duyệt và nguyên tắc phân quyền tài khoản.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị: cơ cấu tổ chức hiện tại, thông tin nhân sự, ngân sách dự kiến và người có thẩm quyền quyết định tuyển dụng.

Bước 4: Xây dựng quy trình phối hợp và tài sản nền

Sau khi xác định vai trò, doanh nghiệp cần thống nhất cách công việc được tiếp nhận, triển khai, phê duyệt và báo cáo. Một quy trình rõ ràng giúp giảm tình trạng nhân sự phải xử lý nhiều yêu cầu không có thứ tự ưu tiên hoặc nội dung bị chỉnh sửa nhiều lần vì thiếu người duyệt cuối cùng.

Với nội dung marketing, quy trình nên xác định người cung cấp thông tin, người biên tập, người kiểm duyệt chuyên môn, người phê duyệt thương hiệu và người chịu trách nhiệm đăng tải.

Với khách hàng tiềm năng, cần xác định ai tiếp nhận, điều kiện chuyển cho phòng kinh doanh, cách ghi nhận phản hồi và thời điểm cần cập nhật trạng thái xử lý.

Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị lịch nội dung, tài liệu sản phẩm, mẫu báo cáo và bộ nhận diện thương hiệu dùng chung để các thành viên có cơ sở triển khai công việc nhất quán.

Hệ thống theo dõi kết quả cần được lựa chọn theo mục tiêu và năng lực vận hành thực tế. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai một phần mềm phức tạp ngay từ giai đoạn đầu.

Đầu ra cần thống nhất: quy trình làm việc, mẫu kế hoạch, quy trình bàn giao khách hàng tiềm năng, danh sách tài sản nền và cách thức báo cáo.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị: người duyệt nội dung, tài liệu sản phẩm, quy trình kinh doanh hiện tại và quyền truy cập các công cụ liên quan.

Bước 5: Đào tạo đội ngũ marketing theo bốn mảng chuyên môn

Chương trình đào tạo cần xuất phát từ những công việc mà nhân sự sẽ trực tiếp phụ trách. BRIX tổ chức nội dung đào tạo theo bốn nhóm, kết hợp kiến thức với bài tập gắn với hoạt động của doanh nghiệp.

Tư duy marketing và chiến lược

Nhân sự được hướng dẫn cách nghiên cứu thị trường, đối thủ và nhóm khách hàng mục tiêu, từ đó xây dựng kế hoạch marketing theo mục tiêu và nguồn lực hiện có.

Đầu ra thực hành có thể là bản phân tích khách hàng, danh sách kênh ưu tiên và kế hoạch triển khai cho một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cụ thể của doanh nghiệp.

Branding và content marketing

Nội dung đào tạo tập trung vào việc xác định thông điệp, sử dụng hệ thống nhận diện và xây dựng nội dung phù hợp với khách hàng ở từng giai đoạn tìm hiểu sản phẩm.

Nhân sự thực hành phát triển chủ đề nội dung, biên tập bài viết website, chuẩn bị nội dung mạng xã hội và trình bày thông tin sản phẩm theo những tài liệu đã được doanh nghiệp cung cấp hoặc phê duyệt.

Đầu ra hướng tới là bộ chủ đề nội dung, mẫu bài viết và nguyên tắc biên tập để đội ngũ tiếp tục sử dụng sau đào tạo.

Digital marketing và quảng cáo

Nhân sự được hướng dẫn cách lựa chọn và vận hành kênh số phù hợp với kế hoạch đã thống nhất, bao gồm các hoạt động trên website, mạng xã hội và quảng cáo trong phạm vi chương trình đào tạo.

Phần thực hành chú trọng cách thiết lập mục tiêu chiến dịch, theo dõi chuyển đổi, đọc báo cáo và nhận biết sự khác biệt giữa lượt tiếp cận với yêu cầu liên hệ có khả năng trở thành cơ hội bán hàng.

Đầu ra cần hướng tới là kế hoạch vận hành kênh và mẫu báo cáo mà người phụ trách có thể giải thích được ý nghĩa của từng chỉ số.

Thiết kế, vận hành và quy trình làm việc

Nội dung đào tạo giúp nhân sự hiểu cách sử dụng tài sản thương hiệu, phối hợp thiết kế và media, quản lý tiến độ cũng như tổ chức quy trình làm việc giữa marketing với các bộ phận liên quan.

Nhân sự có thể thực hành trên một kế hoạch nội dung cụ thể, từ nhận brief, chuẩn bị tài liệu, giao việc, duyệt nội dung đến hoàn tất và báo cáo.

Đầu ra hướng tới là mẫu quản lý công việc, quy trình duyệt và cách phân công trách nhiệm đủ rõ để áp dụng trong hoạt động hằng ngày.

BRIX cung cấp hình thức đào tạo online, offline hoặc kết hợp. Theo thông tin chương trình đang công bố, một khóa đào tạo thường kéo dài 1–3 tháng tùy nội dung. Đây là thời lượng khóa học, không phải cam kết thời gian hoàn thành toàn bộ quá trình setup phòng marketing.

Bước 6: Kèm cặp vận hành và bàn giao

Sau đào tạo, nhân sự cần có cơ hội áp dụng kiến thức vào công việc được phân công. Giai đoạn đồng hành có thể tập trung vào việc rà soát kế hoạch, góp ý cách thực hiện, điều chỉnh quy trình và xử lý những vướng mắc xuất hiện khi đội ngũ bắt đầu vận hành.

BRIX có nội dung đồng hành trước, trong và sau đào tạo trong chương trình đang công bố. Tuy nhiên, thời gian kèm cặp, số buổi hỗ trợ, người phụ trách và phạm vi xử lý công việc cần được quy định riêng trong đề xuất triển khai.

Doanh nghiệp nên có danh sách nghiệm thu trước khi kết thúc quá trình bàn giao, bao gồm tài liệu quy trình làm việc (SOP), mẫu báo cáo, tài liệu đào tạo, quyền quản lý tài khoản và người chịu trách nhiệm duy trì từng hoạt động.

Đầu ra cần thống nhất: bộ tài liệu bàn giao theo phạm vi hợp đồng và danh sách công việc đội ngũ nội bộ có thể tiếp tục thực hiện.

Doanh nghiệp cần tham gia: người quản lý marketing, nhân sự được đào tạo, bộ phận kinh doanh và người quản lý các tài khoản liên quan.

Phòng marketing cần báo cáo gì cho ban giám đốc?

Báo cáo marketing cần phân biệt công việc đã thực hiện, phản hồi từ thị trường và kết quả liên quan đến hoạt động kinh doanh. Số bài đăng hoặc lượt xem cho thấy mức độ triển khai và tiếp cận nội dung, nhưng không đủ để kết luận marketing đã tạo ra khách hàng hoặc doanh thu.

Ban giám đốc cần nhìn thấy mối liên hệ giữa hoạt động marketing với những kết quả doanh nghiệp có khả năng theo dõi, đồng thời hiểu rõ phần nào thuộc trách nhiệm của marketing và phần nào cần sự tham gia của phòng kinh doanh.

Tần suất trong bảng là gợi ý tổ chức công việc, không phải lịch báo cáo cố định cho mọi doanh nghiệp. Với sản phẩm có chu kỳ mua hàng dài, việc đánh giá kết quả kinh doanh có thể cần khoảng thời gian lớn hơn chu kỳ báo cáo hoạt động.

Trước khi đặt mục tiêu tăng trưởng, doanh nghiệp cần có baseline và thống nhất cách ghi nhận dữ liệu. Nếu chưa thể liên kết một đơn hàng với nguồn marketing cụ thể, báo cáo cần nêu rõ giới hạn đó thay vì tự quy toàn bộ doanh thu cho một chiến dịch.

Một mẫu báo cáo có giá trị cần giúp ban giám đốc biết điều gì đã được thực hiện, thị trường phản hồi ra sao, phần nào tạo ra cơ hội bán hàng và quyết định nào cần được đưa ra trong kỳ tiếp theo.

Những sai lầm thường gặp khi setup phòng marketing

Việc xây dựng phòng marketing có thể phát sinh những khó khăn ngay từ giai đoạn xác định mục tiêu, phân công trách nhiệm và tổ chức vận hành. Doanh nghiệp nên nhận diện các rủi ro này trước khi quyết định bổ sung nhân sự hoặc đầu tư công cụ.

1. Tuyển nhân sự trước khi xác định mục tiêu

Khi chưa biết marketing cần tạo ra kết quả gì, doanh nghiệp khó xác định đúng năng lực cần tuyển và cách đánh giá công việc. Cần làm rõ mục tiêu, kênh ưu tiên và trách nhiệm của từng vị trí trước khi xây dựng yêu cầu tuyển dụng.

2. Giao toàn bộ công việc marketing cho một người

Một nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều công việc ở giai đoạn đầu, nhưng không nên mặc định người đó có đủ chuyên môn và thời gian để phụ trách mọi kênh. Doanh nghiệp cần lựa chọn việc ưu tiên, xác định phần có thể kiêm nhiệm và cân nhắc thuê ngoài những hạng mục chuyên sâu.

3. Chỉ đánh giá kết quả bằng lượt thích và lượt xem

Các chỉ số tương tác có thể giúp đánh giá phản hồi đối với nội dung, nhưng không thay thế được dữ liệu về yêu cầu liên hệ hoặc cơ hội bán hàng. Cần xây dựng hệ thống báo cáo phù hợp với mục tiêu từng kênh và kiểm tra chất lượng khách hàng tiềm năng.

4. Marketing và kinh doanh không thống nhất tiêu chí khách hàng tiềm năng

Marketing có thể báo cáo nhiều yêu cầu liên hệ trong khi phòng kinh doanh cho rằng phần lớn không phù hợp. Hai bộ phận cần thống nhất tiêu chí phân loại, thông tin phải bàn giao và cách phản hồi kết quả xử lý khách hàng.

5. Đào tạo xong nhưng không có quy trình vận hành

Nhân sự có thể hiểu kiến thức trong khóa học nhưng gặp khó khăn khi áp dụng nếu thiếu người quản lý, tài liệu hướng dẫn hoặc quy trình phê duyệt. Cần tổ chức thực hành trên công việc thật, chuẩn bị SOP và xác định cơ chế hỗ trợ sau đào tạo.

6. Kỳ vọng phòng marketing mới thành lập sẽ tạo ra đơn hàng ngay

Việc thiết lập đội ngũ và khả năng tạo doanh thu là hai kết quả khác nhau. Doanh nghiệp cần đánh giá riêng mức độ hoàn thiện cơ cấu, quy trình, năng lực nhân sự và hiệu quả của các hoạt động marketing sau khi triển khai.

Thời điểm phát sinh đơn hàng còn phụ thuộc vào sản phẩm, nhu cầu thị trường, chính sách bán hàng và năng lực xử lý cơ hội của phòng kinh doanh. Không nên sử dụng việc hoàn thành setup như một căn cứ để mặc định doanh thu sẽ tăng ngay.

Phạm vi dịch vụ và chi phí setup phòng marketing

Phạm vi setup cần được xác định từ hiện trạng và mục tiêu của doanh nghiệp. Trước khi ký kết, hai bên cần làm rõ hạng mục BRIX trực tiếp thực hiện, công việc thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp và những phần cần báo giá hoặc xác nhận riêng.

Chi phí setup phòng marketing được xác định như thế nào?

Chi phí phụ thuộc vào số nhóm vai trò cần xây dựng, số kênh marketing dự kiến triển khai, mức độ sẵn có của tài sản và dữ liệu, nội dung đào tạo, hình thức online/offline và thời gian hỗ trợ vận hành.

Doanh nghiệp đã có nhân sự và quy trình cơ bản có thể cần một phạm vi khác với doanh nghiệp phải xây dựng bộ phận marketing từ đầu. Những hạng mục như sản xuất nội dung, xây dựng website hoặc triển khai quảng cáo cần được tách rõ nếu không thuộc chương trình setup và đào tạo đã thống nhất.

BRIX không cam kết doanh thu hoặc đơn hàng khi chưa có baseline và phạm vi bán hàng rõ ràng. Các đầu ra về đào tạo, tài liệu và vận hành cần được quy định cụ thể trong đề xuất dịch vụ.

Ai phụ trách và vì sao doanh nghiệp có thể tin tưởng?

Trước khi lựa chọn đối tác đào tạo và xây dựng phòng marketing, doanh nghiệp cần xác định người phụ trách, nội dung chương trình, cách triển khai, trách nhiệm của từng bên và những tài liệu sẽ được bàn giao.

Thông tin liên hệ BRIX Global

Doanh nghiệp có thể liên hệ BRIX để trao đổi về hiện trạng đội marketing, mục tiêu cần đạt và chương trình đào tạo phù hợp.

• Hotline: 0987 933 885
• Email: contact@brix.vn
• Văn phòng Bắc Ninh: 
• Văn phòng Hà Nội: